Na rynku działa wiele firm produkcyjnych czy też handlowych posiadających własne magazyny, filie, itp. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności i potrzeb konkretnej firmy, do jej prawidłowego działania potrzebne jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania o charakterze magazynowym i handlowym. Na rynku dostępnych jest wiele przydatnych programów, które warto dopasować do własnych wymagań, tak aby proces ich wdrażania i obsługi nie przysparzał problemów.
Podstawową sprawą jest znajomość własnych potrzeb i określenie wymagań, które dany program musi spełniać, aby nadawał się do stosowania w firmie. Na rynku dostępnych jest wiele gotowych programów, jednak wybór takiego rozwiązania będzie wiązał się ze zmianą procedur, tak aby wszystko było wykonywane w firmie zgodnie z jej programem magazynowym. Z drugiej strony rozwiązanie to nie generuje wysokich kosztów. Jeśli jednak komuś zależy na zachowaniu swoich procedur lub ich zmiana jest niemożliwa albo niepraktyczna to w takiej sytuacji należy zatrudnić programistów, którzy stworzą dedykowany program do magazynowania zrobiony na zamówienie. Opcja ta jest wygodna, ale droższa w porównaniu z gotowym programem.
Podstawowe funkcje posiadane przez program do magazynowania
Każdy porządny program do magazynowania powinien posiadać zróżnicowane funkcje zgodne z charakterem prowadzonej działalności. Istotną sprawą jest możliwość tworzenia dokumentów, zapisów i ewidencji z zakresu przyjmowania oraz wydawania towaru z magazynu. Firmy posiadające wiele magazynów i oddziałów powinny zainteresować się również tworzeniem dokumentów obejmujących przesunięcia wewnątrz magazynu lub przychodu i rozchodu wewnątrzfirmowego.
Do innych istotnych funkcjonalności posiadanych przez dobry program do magazynowania należy zaliczać generowanie dokumentacji z zakresu remanentu i zwrotu towaru.
Łatwa obsługa jest również ważna
Warto zaznaczyć, że każdy dobry program do magazynowania powinien oferować swoim użytkownikom możliwość tworzenia różnych ważnych dokumentów i zarządzania wieloma, często złożonymi i skomplikowanymi, procesami. Warto jednak pamiętać, że program taki powinien być również łatwy w zrozumieniu i obsłudze. Brak wielu zbędnych funkcji, objaśnienia, czytelne i łatwe do zrozumienia oznaczenia – są to podstawowe elementy, dzięki którym szkolenie z zakresu obsługi, a następnie właściwa obsługa, będą przebiegać bezproblemowo.
Bezpieczeństwo i możliwość stosowania online
Oprócz standardowych programów magazynowych instalowanych na komputerach, dostępne są również rozwiązania on-line. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do różnych funkcjonalności w dowolnym czasie i miejscu. Najnowocześniejsze programy można obsługiwać za pomocą aplikacji na smartfona. Taka mobilność jest niezwykle istotna dla wielu pracowników, którzy nie zawsze mają czas na siedzenie przy komputerze i stacjonarną obsługę programu.
Oczywiście wybierając program do magazynowania należy zwrócić uwagę na stosowane przez niego zabezpieczenia. Login i hasło to podstawa, ale często współczesne programy posiadają wiele innych opcji uwierzytelniania (hasła, sms, dodatkowe informacje podawane przez użytkownika, konieczność zatwierdzania przez administratora, itp.). Im lepsze są takie zabezpieczenia, tym lepiej dla firmy i cennych danych wprowadzanych do systemu.